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Mit Makros Aufgaben lösen


Wozu Makros?

Einem Programm sagen, wo's lang geht. Makros als Instrument gängiger Bürosoftware werden in ihrer Nützlichkeit weithin unter- und in ihrer Schwierigkeit überschätzt. Daher wagt man sich zu wenig an sie heran und investiert weder Zeit noch Bildung. Einerseits ist eine gewisse Kenntnis, Übung und Sorgfalt zwar unumgänglich, wenn man Programmen wie  Word oder  Excel sagen will, wo's lang geht.

Einige von über 10.000 Zeilen Visual Basic mit Variablen, Schleifen, Bedingungen

Andererseits läßt sich schon mit Grundkenntnissen die tägliche Arbeit - besonders Routinearbeit - spürbar erleichtern und verkürzen. Später werden dann komplexere Arbeitsschritte unauffällig zusammengefaßt, die zuvor zeitintensiv "zu Fuß" erledigt oder erst gar nicht in Erwägung gezogen wurden. Und schließlich möchte man auf seine anspruchsvoll gewordenen Makros kaum noch verzichten.

Demonstration der Dialogbox 'Programm' in einem Popup-Fenster
Demonstration
der Dialogbox "Programm"
in einem Popup-Fenster
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Beispiel Excel. Für ein Consulting-Unternehmen war die Aufgabe zu lösen, ständig neu zugekaufte Firmendaten wie Firmennamen, Adressen, Ansprechpartner, Mitarbeiteranzahl, Umsatz, Telefonnummer, Branchencodes etc. für hochwertige Mailings der Mandanten vorzubereiten.

Allgemeine Leitsätze waren:

1. Nachlässigkeiten bei Adresse und Anrede, den einzigen individuellen Elementen eines Mailings, auf die zudem der erste Blick fällt, entwerten leicht den eigentlichen Inhalt.

2. Um Streuverluste zu vermeiden, wird eine sehr sorgfältige Auswahl der Empfänger angestrebt unter verschiedenen Gesichtspunkten wie z.B. Umsatz, Branche, Region, Position des Ansprechpartners.

3. Dubletten an eine Firma oder an einen Ansprechpartner sind unerwünscht, weil sie sich als Massensendung zu erkennen geben und unnötig Druck- und Portokosten steigern.

Zunächst werden formale Mängel, Unschönheiten und Inkonsistenzen des Datenmaterials beseitigt, größtenteils mit Makros. Ein Rest bleibt weiterhin händisch zu korrigieren.

Zum Beispiel werden in der Adresse "Str." und "Postf." stets und andere Abkürzungen nach Möglichkeit ausgeschrieben, Titel sorgfältig überarbeitet (taucht derselbe Name mit verschiedenen Titeln mehrmals auf? Unter derselben Adresse?) und Briefanreden individuell je nach Absender und Adressat festgelegt (Aliterationen wie "Sehr geehrter Herr Freiherr" vermeiden; "Prof." stets ausschreiben; bei akademischer Ebenbürtigkeit des Absenders entfällt die akademische Anrede). Auch werden Leerstellen zur Gruppierung aus den Telefonnummern entfernt (damit man sie finden kann), in einer Zelle aufgezählte Branchen-Codes sortiert und schließlich die wichtigsten Angaben eines Datensatzes in einer Zelle zusammengefaßt.

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Tabellenblatt "Daten". Die Daten stehen nun aufbereitet in einem Tabellenblatt zur Verfügung.

Excel-Tabelle mit aufbereiteten Firmendaten

Dort werden die Adressaten verbindlich ausgewählt, ggf. einzelne Daten korrigiert und die ausgewählten Datensätze auf mehrfach vorkommende Firmen oder Ansprechpartner (Dubletten) überprüft.

Auswählen - Korrigieren - Überprüfen: Besonders diese Aufgaben sollen nun möglichst leicht von der Hand gehen - auch mit einigen tausend Datensätzen und auch durch weniger geübte Excel-Anwender.

Die besten Makros sind diejenigen, die eine Lösung für die kleinen und großen alltäglichen Wünsche des Anwenders anbieten.

Die tägliche Praxis lieferte eine Reihe von Wünschen frei Haus:

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"Ich möchte mir zunächst pro Firma einen Ansprechpartner vorschlagen lassen anhand in Frage kommender Positionen!"
  • Ziel: Statt jeden gewünschten Datensatz einzeln auszuwählen, soll eine Vorauswahl nur durchzusehen und ggf. zu korrigieren sein.
"Kann man beim Durchsehen der Liste mit einem Klick einen Datensatz auswählen oder eine Auswahl wieder entfernen?"
  • Ziel: Ständiger Wechsel zwischen Maus und Tastatur soll vermieden werden.
  • Lösung: Rechtsklick im Bereich der ersten fünf Spalten der Tabelle.
"Wie läßt sich herausfinden, ob ein Ansprechpartner mehrmals ausgewählt wurde?"
  • Ziel: Dubletten (Ansprechpartner, Firmen) sollen identifiziert werden.
"Kann ich innerhalb der Liste bestimmte Datensätze nach eigenen Kriterien wie Umsatz, Postleitzahl oder Branchen-Code hervorheben?"
  • Ziel: Die Datenmenge soll individuell eingeschränkt werden.
"Ich möchte alle Angaben eines Datensatzes ausdrucken."
  • Ziel: Die Felder eines Datensatzes sollen als Datenblatt untereinander mit der jeweiligen Überschrift stehen. Leere Felder sollen nach Wunsch übersprungen werden. Der Datensatz soll auch von hier aus ggf. korrigiert werden können.
"Lassen sich alle nicht ausgewählten Firmen noch einmal separat anzeigen?"
  • Ziel: Im ersten Durchgang verworfene Firmen sollen noch einmal durchgesehen werden.
"Kann ich in der Tabelle ganz schnell einen Namen oder eine Telefonnummer suchen und alle entsprechenden Datensätze anzeigen lassen?"
  • Ziel: Ein Anrufer soll einer Firma zugeordnet werden.
  • Lösung: In der Tabelle Eingabefeld "Suchen in dieser Spalte".
"Können die Datensätze einer Firma gleichfarbig sein, sich jedoch von denjenigen der vorhergehenden und nachfolgenden Firma unterscheiden? Auch nach einem beliebigen Umsortieren der Liste?"
  • Ziel: Die Datensätze sollen optisch nach Firmen unterschieden werden.
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